Сельскохозяйственное предприятие: изменение подхода к работе, при котором на первом месте стоит организация, а подход «посмотрим, как пойдет» не допускается

Традиционно многие сельскохозяйственные производители уделяют больше времени производственным вопросам, чем административным задачам и внутренней организации предприятия. Такое поведение было допустимо в периоды высоких прибылей, но эти времена подходят к концу. Кроме того, подход «посмотрим на документы, когда будет время» может стать прямым предвестником беспорядка и неприятных сюрпризов, как отмечается в отчете Gestor Max. «С другой стороны, в нынешних условиях административный беспорядок влечет за собой чрезвычайно высокие прямые финансовые издержки. Ярким примером этого может служить ситуация с системой SISA. Отсутствие четких процедур для своевременной и надлежащей подачи деклараций о посевах, запасах или производстве может привести к понижению категории компании в системе налоговой оценки (переход из категории 1 в категорию 2 или 3). «Это немедленно приводит к увеличению удержаний НДС и налога на прибыль, хроническим задержкам в возврате положительных остатков и огромной потере ликвидности». «Беспорядок — это уже не просто проблема задержек с документами; это прямые финансовые санкции», — предупреждает Ян Женккель, операционный директор компании Gestor Max. «Если контролирующие органы работают с алгоритмами и мгновенным сопоставлением данных, то производитель должен профессионализировать свое внутреннее управление, внедрив столь же надежные процессы, чтобы избежать юридических рисков и штрафов», — советует он. В последние годы постепенно меняется подход к ведению бизнеса, в котором не уделяется должного внимания профессиональному управлению, поскольку для развития профессионального управления компанией необходимы показатели, мониторинг и внутренняя организация. Другими словами: необходимо разработать письменные процессы, которые укажут каждому, что и как делать, для чего это делается и какие записи необходимо вести. Эти протоколы «позволяют работать целенаправленно, координировать рабочие группы и ускорять институциональный рост», — утверждает эксперт. В профессиональной компании «процесс — это ряд организованных действий, направленных на достижение определенного результата». В сфере агропромышленных предприятий внедрение процессов приобретает основополагающее значение из-за физического разрыва, который обычно существует между местом, где возникает информация — полем, — и местом, где, как правило, осуществляется её обработка — офисом, — что может приводить к разрыву связи. «В таких условиях внедрение четко определенных процессов становится ключевым инструментом для обеспечения упорядоченного и эффективного управления», — утверждает Дженккель. «Проще говоря, каждый процесс функционирует как система, которая запускается под действием входного сигнала — триггера или начального команды — для выполнения ряда стандартизированных задач. По завершении генерируется выходной сигнал или результат, который может означать окончание задачи или стать триггером для следующего звена. Примерами таких триггеров могут служить выполнение работы к определённому сроку, поступление подтверждающих документов или любая деятельность, требующая регулярного внимания. «Цель процесса — стандартизация путём определения единой методологии для повторяющихся задач, поскольку нет смысла систематизировать исключительные действия. Для достижения этой цели крайне важно провести анализ совместно с теми, кто выполняет задачу на ежедневной основе и знает все «тонкости» вопроса, применяя критический подход, позволяющий выявить возможности для улучшения, упрощения или, возможно, устранения. «Нельзя допускать ошибки, совершенствуя процедуры, которых просто не должно быть», — предупреждает Ян. «После анализа процесса следующим шагом является его формализация посредством текстовой документации, доступной для всей команды и служащей постоянным справочным руководством». В общих чертах они, как правило, включают следующие моменты: «Разработка процесса — это лишь первый шаг; настоящий вызов заключается в его внедрении. Для этого, прежде всего, необходима приверженность руководства. «Руководство высшего звена должно полностью согласовать свои действия с выбранным курсом», — подчеркивает Женкель. «Второй шаг — это четкое внутреннее информирование о процессе, чтобы вся команда знала о его существовании, о своих задачах и о том, чего от них ожидают», — говорится в отчете. «Можно ли оставить процесс без внимания после того, как он разработан и внедрен?» — задается он вопросом и отвечает: «Ни в коем случае». «Они требуют регулярного мониторинга и пересмотра, всегда в духе философии непрерывного совершенствования, которая заключается в неустанном поиске следующего аспекта, подлежащего оптимизации», — советует эксперт. «Правильное внедрение процессов напрямую влияет на оптимизацию «человеко-часов», устраняя необходимость каждый раз задумываться, как действовать при выполнении повторяющихся задач». Кроме того, наличие четкой документации о том, что, как и когда нужно делать, облегчает расширение компании и формирование новых команд, постепенно снижая затраты на обучение. Наконец, стандартизация позволяет осуществлять стратегическое планирование и точно прогнозировать выполнение задач». «В то время как рабочая нагрузка без четких схем вызывает стресс, упорядоченный рабочий процесс превращается в настоящее планирование», — заключает руководитель.