Альбано Лайуппа, директор ConsorcioAbierto: «Знание того, каким объемом средств на самом деле располагает консорциум, может стать решающим фактором при принятии решения о проведении срочного ремонта или отсрочке работ»

Каждый месяц миллионы аргентинцев оплачивают коммунальные расходы своего дома. Они совершают перевод, получают квитанцию и считают дело закрытым. Однако для администрации консорциума это, как правило, лишь начало гораздо более длительного процесса. Прежде чем эти деньги пойдут на оплату поставщику, зарплату управляющего или ремонт, они проходят через ряд процедур, которые редко видны жильцам дома. «Именно эта недостаточная прозрачность объясняет многие повседневные ситуации. Почему иногда администрация снова просит предоставить квитанцию об оплате? Почему зачисление средств на счет может задерживаться? Как может случиться, что сосед уже заплатил, а система по-прежнему фиксирует задолженность? За этими вопросами, как правило, стоит не проблема желания, а проблема процессов». На протяжении многих лет администрация консорциумов продвигалась в направлении цифровизации значительной части своей деятельности. Таблицы Excel уступили место системам управления, документация перестала скапливаться в бумажных папках, а общение с жильцами и поставщиками обрело новые каналы. Однако управление финансами отстало. В то время как административная информация стала концентрироваться на единой платформе, деньги по-прежнему проходили через различные системы онлайн-банкинга, квитанции, отправляемые через WhatsApp, ручные сверки и записи, распределенные между разными системами. «Такая схема вынуждает постоянно восстанавливать информацию. Каждый поступивший платеж необходимо идентифицировать, проверить и привязать к функциональному подразделению, прежде чем он пройдет дальнейшую обработку. Затем следуют платежи поставщикам, начисление заработной платы, сверка банковских счетов и проверки, направленные на обеспечение соответствия остатков. Согласно опросам, проведенным среди администраций консорциумов, только эти задачи, связанные с финансовым управлением, могут занимать около 360 часов в месяц, включая проверки, регистрацию, сверки и банковские операции. Это незаменимые процессы, но они отнимают много времени и повышают вероятность ошибок. «Проблема не только оперативная. Она также влияет на качество принимаемых решений. Знание того, каким объемом денежных средств на самом деле располагает консорциум, может стать решающим фактором при принятии решения: приступить к срочному ремонту или отложить работы. Когда финансовая информация не поспевает за темпом операционной деятельности, усилия в конечном итоге сосредотачиваются на реконструкции прошлого, а не на управлении настоящим и подготовке к будущему». В последние годы другие секторы прошли через аналогичный процесс. Банковский сектор, торговля и предприятия внедрили инструменты, которые интегрируют движение денежных средств с информацией о каждой операции. Такое развитие позволило сократить ручные операции, уменьшить количество ошибок и быстрее принимать решения. Управление консорциумами сейчас начинает идти по тому же пути. «Доступные сегодня технологии уже позволяют осуществлять денежные операции в той же среде, где ведется управление зданием. Когда финансовая и административная информация объединены в единой системе, каждое движение средств фиксируется с момента его совершения. Взимание коммунальных платежей, платежи, сверка счетов и отчетность о состоянии средств перестают зависеть от множества платформ и становятся частью единого интегрированного процесса». «Результаты этой интеграции уже можно оценить. Опрос, проведенный совместно со специализированной консалтинговой компанией среди управляющих компаний, обслуживающих от 20 до 25 консорциумов, показывает, что интеграция финансового управления может сократить время, затрачиваемое на эти задачи, до 70 %. Это время больше не тратится на ручные процессы и может быть направлено на ответы на запросы, планирование ремонтных работ, координацию поставщиков и более эффективное управление зданием. Преимущества выходят далеко за рамки административной эффективности. Интеграция информации снижает необходимость в ручных процессах, уменьшает вероятность ошибок и позволяет быстрее отвечать на запросы жильцов. Кроме того, это повышает прозрачность, поскольку позволяет в любой момент узнать о финансовом положении товарищества и о том, как расходуются общие ресурсы. «Эта перемена также меняет повседневную работу тех, кто управляет зданиями». Чем меньше времени уходит на проверку платежей, поиск квитанций или сверку операций между разными системами, тем больше времени можно уделить обслуживанию здания, планированию ремонтных работ и решению проблем, которые напрямую влияют на жизнь собственников. «В конечном счете, цифровая трансформация товариществ уже не сводится лишь к замене бумажных документов или модернизации коммуникаций. Следующий вызов заключается в интеграции денежных потоков с информацией, чтобы оба шли одним путем. Возможно, через несколько лет мы уже не будем говорить об «интегрированном финансовом управлении». Это просто станет обычным способом управления жилищным кооперативом. Именно на этой интеграции будут строиться многие инновации, которые будут сопровождать развитие управления жилищными кооперативами в ближайшие годы». Автор является директором ConsorcioAbierto».